Toen we nog fulltime op kantoor werkte was het gemakkelijker om planning en structuur aan te brengen in het werk. We werden immers op een bepaalde tijd op kantoor verwacht. Sinds we thuiswerken zijn de grenzen van werk vervaagd. Voor sommige medewerkers is het moeilijk planning en structuur aan te brengen in hun dagelijks leven. Helemaal nu er dagen zijn dat er zowel op thuis als op kantoor gewerkt wordt. Dit kan gepaard gaan met onzekerheid, verlies van productiviteit en schuldgevoel. Er zijn meerdere dingen die je kan doen om met meer structuur de dagen in te richten, of om hier jouw medewerker of collega bij te helpen.

Gezamenlijke uitdaging

‍Voor sommige medewerkers is het aanbrengen van structuur in het werk al een uitdaging op zich, laat staan in een nieuwe situatie waarin ze veel zelfstandiger vanuit huis moeten werken. Als een medewerker een jobcoach of een begeleider heeft, staat het maken van een planning of het aanbrengen van structuur in het werk vaak hoog op het lijstje van zaken die besproken worden. Echter, als leidinggevende kun jij ook je steentje bijdragen om het werk voor je medewerker met een arbeidsbeperking meer gestructureerd te maken.

'Een tip is dat je als leidinggevende echt moet gaan agenderen. Ik merk dat je op deze manier een andere dynamiek hebt. Je hebt non-stop telefonische overleggen, en dan vergeet je soms één-op-één momenten die normaal logisch zijn als je naar de koffiezetautomaat loopt. Dus structuur aanbrengen, dat is wel echt belangrijk.'
- Michiel Veldman, Leidinggevende‍

Werkafspraken en heldere verwachtingen

Zo helpt het mensen vaak wanneer er werkafspraken worden gemaakt en er een takenpakket met heldere verwachtingen is. Wees hier gerust duidelijk in, het is voor de medewerker prettig als er voor de taken heldere deadlines worden gesteld. Ervaring leert dat tijdens de onzekere periode van na de coronacrisis hier nog meer baat bij is. Neem de tijd om (opnieuw) met je medewerker het takenpakket door te nemen en de verwachtingen (naar beide kanten toe) helder te krijgen. Wanneer je werkafspraken hebt gemaakt, bevestig deze dan ook via de mail met de medewerker.

Checklist nieuwe taak

Wanneer de medewerker aan een nieuwe taak begint, kan hij/zij gebruik maken van een checklist om helder te maken wat de inhoud en verwachtingen zijn. Deze checklist kan je delen met de medewerker voor zelfstandig gebruik, of samen doornemen wanneer hij/zij aan een nieuwe taak begint.

1. Wat is het gewenste eindresultaat?
2. Wat is de context van de opdracht?
3. Wanneer moet de opdracht af zijn?
4. Wie heb ik nodig om dit goed uit te voeren?
5. Bij wie kan ik terecht als ik vragen heb over de opdracht?

Bekijk de video - Planning en structuur

‍

Sinds we thuiswerken ontmoeten we elkaar via een digitaal platform. Ook al zijn we ondertussen al wat gewend aan videobellen, blijft het een aandachtspunt. Voor sommige is het misschien een uitkomst. En anderen raken snel overprikkeld door videobellen en misschien niet op een prettige manier meer kunnen werken. Anderen kunnen helemaal niet mee doen en missen daardoor informatie of worden gehinderd in het doen van hun werk. Het is belangrijk hier open over te spreken, duidelijke afspraken over te maken en op zoek te gaan naar oplossingen.

Videobellen en prikkels

‍Vergaderen via videobellen kan veel energie kosten. Bij gevoeligheid voor prikkels of bij moeite om non-verbale communicatie af te lezen is videobellen extra intensief. Voor medewerkers met een auditieve beperking is videobellen met meer dan één persoon doorgaans niet (goed) te doen, maar ook andere situaties kunnen medewerkers beperken in de mogelijkheid om aan deze overleggen mee te doen. Het is daarom van belang dat online meetings bijwonen niet als iets vanzelfsprekends wordt gezien. Er zijn een aantal dingen die je samen met de medewerker kan doen om videobellen toch (beperkt) mogelijk te maken. Laat het onderwerp in ieder geval niet onbesproken en neem de tijd de ervaringen van de medewerker uit te vragen.

'Op zich gaat videobellen prima. Al blijft dat van persoon tot persoon verschillen. Ik heb wel echt het idee dat je minder mee krijgt in de gesprekken met de medewerkers.'
- Michiel Veldman, leidinggevende

‍Maak afspraken met elkaar

Het helpt om vooraf aan de afspraak de videocall of online meeting te structureren. Dit geldt voor zowel overleggen met het gehele team, of in calls in kleinere groepen.

1. Maak een duidelijke agenda en deel deze vooraf, zodat iedereen zich kan voorbereiden.
2. Wijs een voorzitter aan.
3. Maak een samenvatting na ieder onderwerp met elk actiepunt en eigenaar van de actie.
4. Basisregel: iedereen zet de microfoon op mute, behalve de spreker. Dit voorkomt veel afleiding en storing door achtergrondgeluid.

Heb ook oog voor medewerkers die niet kunnen meedoen aan online meetings. Het kan hen helpen als zij tekstueel terugkoppeling van de besproken punten kunnen ontvangen, wanneer dit niet door een schrijftolk kan worden geleverd.

Prikkels beperken

Wanneer de medewerker een hoge prikkelgevoeligheid heeft, maak dan met hem/haar afspraken bij welke vergadering hij/zij wel of niet aanwezig moet zijn. Of misschien bij slechts een deel van een vergadering. Niet alles is even relevant en nodig. Het verminderen van de hoeveelheid online meetings kan al een grote hoeveelheid prikkels verminderen, wat voor mensen met een hoge prikkelgevoeligheid veel energie kan schelen.

Bespreek ook de optie van het gebruik maken van alleen audio en geen video. Wanneer de medewerker zichzelf niet hoeft te zien, maar ook minder afleiding en storing van andermans video heeft, kan dit helpen. Wanneer de medewerker hiervan gebruik wil maken, is het van belang dat de gespreksgenoten hiervan op de hoogte zijn. Maak met de medewerker afspraken hoe hij/zij dit communiceert richting collega’s en andere partijen.

Bekijk de video - Tips voor online meetings en videocalls

‍

‍

Faciliteiten en voorzieningen

Een gezonde werkplek en goedwerkende werkvoorzieningen zijn belangrijk en voor sommige medewerkers zelfs noodzakelijk om aan het werk te kunnen en te blijven. Als dit niet in orde is kan het lichamelijke klachten, stress en onzekerheid veroorzaken. Door de afwisseling thuiswerken en kantoorwerken is het belangrijk aandacht te hebben voor beide werkplekken. Soms zijn er in de thuiswerk situatie net wat andere voorzieningen nodig dan op kantoor. En mogelijk zijn op kantoor zaken anders geregeld dan voorheen wat invloed kan hebben of iemand zich veilig door het gebouw kan bewegen. Denk bijvoorbeeld aan de zichtbaarheid van wandelroutes of de bezetting van liften. Blijf daarom goed communiceren over de werkplekken en werkvoorzieningen van de medewerker.

Een goede werkplek is het halve werk

‍Als leidinggevende is het belangrijk om geregeld het gesprek aan te gaan met je medewerker over de werkplek. Vooral nu je met de thuiswerk situatie geen zicht hebt op de werkplek van de medewerker. Bekijk welke handige checks je voor de voorzieningen van de medewerker kan gebruiken.

‍Checkgesprek werkplek

Heeft de medewerker alle benodigde voorzieningen in huis?

1. Beeldschermen, toetsenborden, arboproof werkplek en stoel, muis, laptopverhogers etc.
2. Heeft de medewerker overige voorzieningen nodig om thuis te kunnen werken en werken deze voorzieningen naar behoren?

Kan de medewerker alle communicatiemiddelen gebruiken?

Denk aan de volgende voorbeelden:

1. Werkt het communicatieprogramma goed samen met de spraaksoftware voor mensen met visuele beperkingen? Gaat dit bijvoorbeeld ook goed wanneer gebruik wordt gemaakt van screensharing?
2. Kan een medewerker die slechthorend is of doof is op een juiste manier meedoen aan een online meeting? Wat is hiervoor nodig? Zo niet: hoe zorg je ervoor dat de medewerker toch op de hoogte blijft?
3. Kan een medewerker met een hoge prikkelgevoeligheid meedoen aan online meetings? Zijn er zaken waar hij/zij tegenaan loopt en welke oplossingen kunnen hiervoor gezocht worden? Zijn collega’s voldoende op de hoogte?

Het kan voorkomen dat de medewerker niet op de hoogte is van de voorzieningen en faciliteiten die geboden kunnen worden voor het thuiswerken. Of dat hij/zij het spannend vindt hier om te vragen. Neem de tijd om de mogelijkheden duidelijk te maken en te bespreken welke opties voor deze medewerker beschikbaar zijn.

'Als er dingen zijn die een medewerker mist, dan kan hij/zij dat in overleg met de leidinggevende of wel in bruikleen krijgen of zelf kopen en declareren tot een bepaald bedrag. Daar wordt ook heel veel gebruik van gemaakt. Dat wordt dan bij hen thuisbezorgd”.
-Michiel Veldman, leidinggevende‍

Veel werknemers krijgen de keuze om thuis of op kantoor te werken. Thuiswerken, het klinkt makkelijk. In plaats van op kantoor, klap je gewoon thuis je laptop open toch? Ervaring leert dat er meer bij komt kijken. Om gezond thuis te kunnen werken, heb je bepaalde vaardigheden nodig. Misschien wel vaardigheden die jij op kantoor minder nodig hebt. We geven je een aantal voorbeelden van vaardigheden die door het hybride werken belangrijker zijn geworden. Herken jij ze?

‍Welke vaardigheden heb jij nodig om gezond thuis te kunnen werken? ‍

• Technologische vaardigheden
• Communiceren (op afstand)
• Verbinding met collega’s
• Eigenaarschap agenda
• Planning en structuur
• Zelfzorg
• Zelfinzicht en reflectie

Technologische vaardigheden

Een essentieel onderdeel voor werknemers om goed thuis te kunnen werken, zijn de technologische vaardigheden. Dit is mede mogelijk gemaakt door de snelle digitalisering en de ontwikkeling van systemen vanuit waar we samen kunnen werken (zoals Teams en Zoom). Door thuis te werken ben jij extra afhankelijk van de computervaardigheden en de kennis om goed om te gaan met de ondersteunende systemen. Ook al ben je misschien opgegroeid in een digitaal tijdperk, werkt elk systeem anders. Het is belangrijk dat je het op de juiste manier gebruikt. Zorg dat jij goed overweg kunt met de systemen. Is een systeem onduidelijk voor jou? Geef dit dan aan bij jouw leidinggevende. Vraag om uitleg of een handleiding.

Communiceren (op afstand)

Als je weet hoe de systemen werkt, ben je al een heel eind. Maar ze ook nuttig gebruiken is een tweede stap. Bedenk voor jezelf of het belangrijk is dat anderen weten wat je aan het doen bent. Sommige teams doen dit door een dag- of week start. Voor andere functies is dit minder relevant. Wees je ervan bewust dat anderen niet kunnen aanvoelen, wat jij doet. Dit zal je dus indien nodig zelf moeten communiceren. Heb je hulp nodig? Thuis kun je niet de collega naast je gemakkelijk aanspreken. Maak gebruik van de telefoon of het systeem op je laptop. Wanneer je veel moet overleggen is het handig te bespreken met je collega’s wat het fijnste communicatiemiddel is en hoe. Voor veel vragen kun je bijvoorbeeld beter een online video meeting inplannen, terwijl een formele bevestiging beter via de mail kan.

Verbinding met collega’s

Sociale contacten zijn net zo belangrijk voor onze lichamelijke en psychische gezondheid als goede voeding en voldoende beweging. Daarnaast helpt het onderhouden van sociaal contact bij het verminderen van stressgevoelens, het onderdrukt namelijk de aanmaak van het stresshormoon cortisol. Dit geldt natuurlijk voor contact met vrienden en familie, maar zeker ook voor contact met collega’s. Neem daarom de tijd om ook vanuit huis tijd door te brengen met je collega’s. Ga op zoek naar een fijne balans van thuis en op kantoor werken.

Eigenaarschap agenda

Goed grip hebben op je agenda is extra belangrijk wanneer jij voor de keuze staat om thuis of op kantoor te werken. Niet alle activiteiten zijn namelijk geschikt om op afstand te doen. Ook zijn bepaalde activiteiten prettiger om op locatie te doen. Zo zijn creatieve sessies of ontmoetingen om bij te praten met collega’s vaak fijner om op kantoor te doen. Terwijl het zelfstandig uitwerken van een taak of een vergadering vaak gemakkelijk thuis of hybride kan. Bedenk dus goed welke klussen je waar en wanneer uitvoert.

Planning en structuur

Wanneer jij thuis werkt is het extra belangrijk om een goede planning en structuur te maken. Dit vraagt dus om extra aandacht voor jezelf. Denk aan vragen als: Hoe laat start je met werk? Wanneer neem jij pauzes? Hoe zorg je voor ontspanning tussendoor, in plaats van het praatje bij het koffiezetapparaat? En hoe laat stop je met werken?

Een grote valkuil van thuiswerken is dat mensen te lang doorwerken of juist te snel worden afgeleid door privé zaken. Bepaal dus goed welke taken jij het beste wanneer kunt doen. En hoe jij zorgt voor een gezonde werkdag. Op kantoor vraagt jouw collega misschien of je mee gaat lunchen, maar thuis zal je dit toch echt zelf moeten doen.

Zelfzorg

Dat brengt ons op het onderwerp ‘zelfzorg’. Een belangrijk onderwerp om gezond thuis te kunnen werken. Doordat je collega’s niet in jouw omgeving zijn, is het extra belangrijk om de aandacht, rust en zorg voor jezelf te nemen. Zorg dat je gezond eten in huis hebt, drink voldoende en bouw rustmomenten in op de dag. Doe dit door bijvoorbeeld door regelmatig even op te staan van jouw werkplek of tussendoor een wandeling te maken. Onder zelfzorg hoort ook dat jij niet te lang overwerkt en voldoende ontstress momenten hebt op de dag.

Zelfinzicht en reflectie

De juiste balans in hybride werken kan een zoektocht zijn. Het is geen bestemming, maar meer een reis. Het is prettig om inzichtelijk te hebben wat voor jou goed werkt. Wanneer werk jij thuis of op kantoor? Welke planning en structuur past bij jou? Wanneer voel jij je gezond in jouw werk? Dit zijn een paar voorbeelden van vragen, die jou helpen inzicht te geven in hoe jij het fijnste werkt. Door dit te bespreken, kun je bepalen of dit ook matcht met de organisatie en samenwerking met anderen. Je kunt er best mee experimenten. Door kleine veranderingen, kun jij bepalen wat het beste werkt.

Heb jij de vaardigheden in huis om gezond thuis te werken? Wanneer jij weet waar jouw kracht ligt, kun je deze bewuster inzetten. Misschien kun je zelfs een keer een collega helpen die hier meer moeite mee heeft. Ook is het belangrijk om te weten waar jouw ontwikkelmogelijkheden liggen. Dan kun je ook jouw leidinggevende of collega vragen om hulp.

Tips en tricks

• Kennis: zorg voor voldoende kennis op het gebied van de systemen waar je mee werkt. Mis je de kennis, ga ermee aan de slag.
• Communicatie: kies de juiste communicatiemiddelen voor de juiste momenten.
• Contact: blijf in contact met collega’s ook als je thuis werkt. Plan een online koffiemomentje in of neem de tijd voor small talk voorafgaande aan de meeting.
• Planning: plan vooraf wat je thuis gaat doen en wat op kantoor.
• Pauzeer: Het is belangrijk elke 1,5 uur even kort te pauzeren. Ga even weg van je pc en laad jezelf weer even op.
• Drinken en eten: zorg goed voor jezelf door bijvoorbeeld een kan water op je bureau, een gezonde lunch en een wandeling van een half uur tussendoor. ‍
• Verantwoordelijkheid nemen: neem verantwoordelijkheid over jouw werk. Dit doe je door inzichtelijk te maken wat jouw behoeftes zijn en bespreek dit ook met de werkgever.

‍

Een goede werkplek voorkomt fysieke klachten, dus is het extra belangrijk om aandacht te besteden aan een verantwoorde (thuis)werkplek. We brengen nu eenmaal veel tijd door op werk.

Waar veel organisaties vaste plekken hadden op kantoor voor werknemers, werken steeds meer organisaties met flexibele werkplekken of de mogelijkheid voor hybride thuiswerken. Het is dan extra belangrijk te bepalen of de plek een verantwoorde werkplek is en wat je kunt doen om dit te verbeteren. Hieronder staan een aantal tips die kunnen helpen bij het goed inrichten van de werkplek.